公文處理常見問題與改進建議事項

公文處理常見問題
改進建議事項
一、收文先行存查，另辦理創稿發文函復案件應檢附來文正本，函稿在上來文在下依序裝夾，辦理發文，避免同一案件分離處理。
二、公文速別之使用1.公文速別係指希望受文機關辦理之別，最速件公文辦理期限僅為一天，故承辦人請謹慎選用。本機關內文書之陳核、陳判過程中，應以公文夾顏色做為內部傳送速度之區分，最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用黃色或特製之密件袋。
2.公文速別中並無「特急件」之速別名稱。
三、公文稿面簽名蓋章及填註相關事項1.核稿人員對增刪修改文字應蓋章或簽名。
2.公文函稿超過一頁以上者，請承辦人於兩頁交接處蓋職章。
3.承辦人員應確實填列保存年限。
4.公文處理過程有關人員應於稿面註明時間，以明責任。
四、附件之標示1.發文如有檢送附件，應於「附件」欄明確填註附件名稱及份數；或填「如主旨」「如說明ｏ」，勿填寫『如文』或『隨文』。無附件可免填寫。
2.附件應不與公文分離為原則，請檢點清楚，隨稿附送。附件有二種以上，請分別標以附件一、附件二…。『隨函寄出』或『隨稿歸檔』亦請分別註明。另為避免寄件作業錯誤，承辦人宜將發文函稿、『歸檔』附件及來文依序一起裝訂，『隨函寄出』附件請用雙尾夾夾於最後，勿裝訂。附件如不存檔，承辦人應於稿面空白處註明『附件不存檔』。
五、公文格式1.公文格式請至本校總務處文書組網頁自行下載使用，並請避免自行變更字距、字體等固定規格。
2.申請研究計畫請使用制式公文稿（範例請至文書組網頁擷取使用）。
六、清稿文稿陳核、陳判過程如增刪修改過多，應送回原承辦人清稿。清稿後應將原稿附於清稿之後，再陳核判。其已會核會簽者，不必再會核簽。
七、發文1.發文函稿E-mail至文書組前，請先就文稿核閱所增刪修改部分予以更正後再行E-mail。（E-mail函稿之內容與紙本必須相符。）
2.緊急公文應預留文書處理作業時間，以避免延誤時機。
八、學校內部行文1.學校內單位間必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，不應再以校函方式發文函轉。
2.對外行文者，以學校名義行之，須掛本校總發文號。非重要公文由單位自行發文者，蓋用單位章戳。
3.函轉校內各單位知照事項（如：法令規章等）宜利用會議紀錄﹑公務性之刊物（如校訊、通訊）或利用網路公告週知等方式代替行文，以簡化文書作業。
九、改分文流程經總收發掛號分文擬改分發其他單位時，應經一級主管核章，敘明理由或改分發單位後，送文書組辦理，請勿逕轉改分單位。